2. Exemple de réponse

Voilà comment ça s'passe par ici!

Vous envisagez de rassembler les amis, la familles les collègues... et on vous a désigné pour être le Gentil Organisateur... Quelle chance!!!

Vous allez, bien sûr, utiliser les outils que LA TABLE à RALLONGE met à votre disposition pour vous faciliter la tâche, et, courageux, mais pas téméraire vous souhaitez avoir une idée de la façon dont cela va se passer.

Voilà un exemple très concret de notre façon de travailler en Camargue (oui, ça nous arrive aussi par ici!)

Les QUESTIONS

Nom de l'organisateur du groupe:

XX

Prénom (c'est plus sympa!):

D.

Email (nos échanges s'effectueront à cette adresse):

d@xx.fr

CODE de votre projet (faite simple! ce code sera transmis à l'ensemble des participants et des prestataires retenus pour accéder au suivi de votre projet):

DXX2020

Numéro de Téléphone (portable de préférence, il sera indispensable à votre arrivée):
06...

Identifions votre projet: *

réunion de famille pour un Week-end de 3 jours (2 nuits)
* 60 personnes environ (estimation entre 50 et 65)

Voyons les objectifs de votre séjour:

but essentiel : convivialité entre la famille autour des repas et des apéritifs
programme entre les repas non encore défini

Listons les activités et les prestations les plus adaptées à votre groupe: *

visites de la région en groupe global ou par petits groupes,
* activités d'extérieurs (jardin, pétanque) …
* autre ?

Posons des options pour les dates du séjour:

Les dates envisagées sont soit le Week-end du 1er mai 2020, soit le Week-end du 8 mai 2020, soit le Week-end du 1er juin 2020
+ éventualité pour une nuit supplémentaire dans le cas où certaines personnes souhaiteraient arriver la veille ?

Commentaires qui vous paraissent utiles:

1/ le but étant la convivialité, nous souhaitons une prise des repas dans la même salle, y compris pour les petits déjeuners
2/ La salle à manger peut-elle accueillir la totalité du groupe dans le cas ou le temps ne permettrait pas de manger à l'extérieur surtout le soir?
3/ Notre souhait est la pension complète avec probablement un repas un peu plus festif
4/ Serait-il possible d’organiser les apéritifs avec une gestion par nous-même de ces périodes ? avec votre aide éventuellement.
5/ Eventualité : si un des repas (prévu à l’avance) n’était pas pris à LA LA TABLE A RALLONGE cela poserait il problème?

Les REPONSES

Bonjour D.
 
Merci pour votre demande de renseignements... et bravo pour l'anticipation!!
Les 3 week-ends envisagés pour votre réunion de famille en 2020 sont actuellement disponibles, vous avez donc l'embarras du choix!
 
J'ai noté que vous serez entre 50 et 65 personnes et je peux vous proposer des hébergements pour tous en fonction des choix de chacun (chambres doubles partagées, chambres individuelles, maisons familiales en confort familial ou grand confort) et chacun de ces hébergements gravitera dans un rayon de 10 mn maxi, à pied, de l'auberge. Pour info, j'essaie de réserver les maisons les plus proches aux personnes à mobilité réduite et aux familles avec des enfants en bas âge (à portée de baby-phone).
 
Pour permettre une pré-répartition qui restera à valider par les participants, peut être pourriez-vous me fournir la composition des familles (adultes, petits de moins de 10 ans et nourrissons de moins de 2 ans) en me signalant ceux que nous pourrions réunir dans les maisons, ceux qui préfèrent ou ont besoin de plus d'intimité et ceux qu'il vaut mieux installer un peu à l'écart (les turbulents et les gros ronfleurs par exemple!! oui, j'ai un peu l'habitude des grandes réunions familiales!!! 15 ans d'accueil... ça laisse des traces!).
Ceci me permettant également de pré-réserver les espaces auprès des hébergeurs partenaires du réseau de maisons d'hôtes de LA TABLE à RALLONGE.
 
Lorsque cette préparation est effectuée, je crée une page privée sur le site pour votre événement, où chacun peut avoir une vue d'ensemble sur le déroulement de l'événement, modifier sa réservation, préciser ses besoins (mobilité réduite, intolérances alimentaires...), ses envies et valider sa réservation.
Le formulaire m'est adressé (ainsi qu'à l'organisateur!) et je gère la réponse et la réservation. Tous les messages sont adressés en copie à l'organisateur, qui peut ainsi suivre la mise en place des retours en temps réel.
 
J'ai également noté les objectifs de votre séjour (assez classiques dans ce type de réunion familiale) et les activités souhaitées.
Par expérience, pour les groupes tels que le votre et sur 3 jours, voici comment se passe traditionnellement le séjour :
 
Premier jour
  • Arrivée à partir de 16H et répartition dans les maisons (ceux qui préfèrent arriver tôt, peuvent déposer les valises dans la bagagerie de l'auberge et profiter de la région. Leurs bagages seront installés dans la maison qui leur est destinée)
  • Après l'installation, prévoir un temps de retrouvaille (il y a plein d'espaces extérieurs et intérieurs à l'auberge!) en attendant les retardataires... et l'apéritif, généralement servi vers 19H30-20H (je m'occupe classiquement du premier pour vous "immerger" dans l'art de la convivialité du Grand Sud... et vous permettre de prendre vos marques... mais rien ne vous empêche de le prendre en charge!)
  • On passe à la table d'hôte de tradition vers 20H30-21H (mais un repas pour les enfants peut être prévu plus tôt. Ils pourront profiter de la cabane dans le mûrier et des jeux disponibles à l'auberge pendant que les grands dîneront) 

Deuxième jour

  • Le petit déjeuner du lendemain (toujours offert à l'auberge) est disponible de 8 à 10H
    NB : ceux qui partent à la pêche en mer ou en chasse photographique au lever du soleil, trouveront de quoi se préparer un café, thé, tisane dans leur maison
  • La première activité de groupe peut se prévoir de 10H à 12H
  • Déjeuner en formule PIQUE-NIQUE (sur place ou en extérieur) ou TRADITION ou BARBECUE (sur place)
  • Début d'après-midi "en liberté" (sieste, constitution de petits groupes pour plage*, activités sportives*, découvertes culturelles*, retrouvailles au calme
  • Classiquement, ceux qui découvrent la Camargue en profitent pour se rassembler vers 16H00 autour d'une course camarguaise (il y a toujours un village en fête à cette période de l'année)
  • * Lorsque les réservations seront terminées chacun des participants recevra un accès libre à la version numérique de mon GUIDE CHEMINS DE CAMARGUE, présentant les destinations et les partenaires que je sélectionne depuis plus de 15 ans pour mes visiteurs. Il devrait leur permettre de choisir quelques belles rencontres!
  • En fonction des activités du jour, le Dîner est généralement plus festif et on peut accueillir différents types d'artistes habitués de l'auberge (chanteurs, musiciens, danseurs flamenco, dj, animateurs karaoké, conteurs, humoristes...).
    C'est souvent le moment de prévoir un apéritif dégustation (produits et vignerons locaux... ou les trouvailles de vos différents terroirs si vous préférez le prendre en charge.
    Les artistes interviennent généralement 15 à 30 mn pendant l'apéritif. Puis on sonne la cloche et l'on s'attable autour du "Menu qui décoiffe" (entrée originale et plat étonnant). Lorsque tout le monde est "câlé", les artistes reviennent pour 1 heure de show, suivi du dessert et du "pousse au lit" (café, tisanes du jardin...). La soirée se termine généralement vers minuit pour garder un peu de jus pour le lendemain... et pour permettre aux voisins de l'auberge de profiter d'une nuit calme!!

Troisième jour

  • Le petit déjeuner du lendemain (toujours offert à l'auberge) est disponible de 8 à 10H
    NB : ceux qui se lèvent plus tôt sont généralement moins nombreux... et on peut même prévoir un brunch plus tardif si tout le monde est d'accord. Cette solution permet d'étaler le temps des retrouvailles et permet, à ceux qui sont obligés de partir, de manger avant de prendre la route.
  • Pour les chanceux qui réservent une nuit supplémentaire (aux conditions du groupe!!), j'ai toujours une mine d'activité à leur proposer pour "meubler" la journée avant une table d'hôte plus intime 
Pour répondre à vos commentaires :
  • en mai et juin (sauf changement climatique accéléré!) les repas sont pris en extérieur, à l'ombre de la laupio (abri traditionnel de Camargue) qui peut accueillir jusqu'à 80 convives
  • en cas de temps chagrin, la salle de l'auberge peut accueillir un maximum de 70 convives assis
  • La pension complète est la version préférée des rassemblements familiaux et je m'occupe de la logistique des repas (petit déjeuner, déjeuner et dîner). En fonction de votre budget, nous pouvons prévoir des services à l'assiette (vous prenez en charge les frais de service) ou un service en plats partagés (je pose les plats sur la table et chacun se sert en fonction de son appétit.. et de ses préférences... et je compte sur vous pour rassembler assiettes et couverts pour me faciliter le "débarrassage"... un peu comme à la maison, mais les courses, la préparation du repas et la vaisselle en moins!)
  • Rien ne vous empêche de prendre des repas à l'extérieur (je prépare des pique-niques d'enfer!!  souvent transportés par les ânes bâtés que mes amis, Sylvie et Claude, nous livrent à domicile pour des randonnées faciles au départ de l'auberge) et il existe de nombreux bons restaurants dans le village et les villages voisins. Il faudra juste que l'on détermine le nombre de repas à l'auberge, en amont, pour me faciliter l'approvisionnement (je cuisine frais et maison et j'ai horreur de jeter des denrées alimentaires!)
  • Quand nous aurons réparti les familles dans les maisons, nous prendrons un peu de temps pour établir ensemble les menus UNIQUES des repas, il serait souhaitable que chacun manifeste rapidement ses impératifs (allergies et intolérances alimentaires), j'essaie toujours d'en tenir compte (dans la mesure du possible!) dans les propositions que je vais vous faire. Vous pouvez déjà "dégrossir le travail" et choisir parmi plusieurs types de formules de restauration présentés sur le site
  • Pour finir, et comme votre réunion de famille est un peu lointaine, je vous conseille d'envisager un petit séjour d'exploration sur place, à la date de votre choix. Vous pourrez ainsi tester l'accueil, les lieux et si nous avons déjà envisagé quelques activités, je vous propose de rencontrer les différents partenaires sur leurs lieux de travail... une espèce d'EDUCTOUR privé !

Pour vous permettre d'avoir une idée précise des budgets, vous trouverez sur le site l'ensemble des tarifs de l'auberge (ils seront peut-être mis à jour dans 2 ans mais les changements sont toujours minimes!).

Vous serez très certainement sur une période de pont ou de vacances... donc il faudra choisir les colonnes "HAUTE SAISON" et groupe de + de 30 personnes pour l'hébergement et la restauration.
 
Maintenant compte tenu de votre anticipation, si vous pouvez proposer des dates "BASSE SAISON", n'hésitez pas, la Camargue est magnifique toute l'année, l'accueil toujours agréable et les tarifs sont beaucoup plus câlins!
 
Je me réjouis déjà de recevoir votre famille... à très bientôt
 
Amicalement
Patrick 0683914-241

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